General Data Protection Regulation

Privacyverklaring van Snowmotion vzw

versie 05/06/2018

 

Snowmotion hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Snowmotion vzw houdt zich in alle gevallen aan  wet- en regelgeving die van toepassing is volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Algemene Verordening Gegevens/ GDPR  EU 2016/679).

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt en na jouw persoonlijke toestemming.
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Als Snowmotion vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Snowmotion vzw

info@snow-motion.be

 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

 

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

 

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?
Uw persoonsgegevens worden door Snowmotion vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Ledenadministratie en dienstverlening aan leden.
  • Om te kunnen deelnemen aan onze activiteiten en e-mailverkeer hierover.
  • Verzorgen van opleidingen
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, infomails en uitnodigingen.
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

 

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u opvragen:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres.
  • Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mailadres.
  • Persoonlijke kenmerken : geboortedatum.
  • Interesses
  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

 

Al dan niet verstrekken van gegevens door uzelf

 

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging.  Met uitzondering van :

  • Beeldmateriaal (voor public relations)

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s of video’s van u zonder voorafgaande toestemming. Sfeerfoto’s en -video’s verkregen tijdens activiteiten kunnen gebruikt worden voor public relations, promo, infomails, facebookpagina, website, ……

Je kan hier via  info@snow-motion.be bezwaar tegen indienen waarna de organisatie erop zal toezien dat jouw vraag wordt gerespecteerd. Er zal in de toekomst dan geen beeldmateriaal meer verspreid worden waarop jij te zien bent.

 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in een Cloud
  • Het verzorgen van de internetomgeving en infomails via mailhosting.
  • Het verzekeren (indien van toepassing) van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan derden en externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

De externe dienstverleners (verwerker Google en Mailchimp) waar Snowmotion beroep op doet zijn dienstverleners die volkomen in orde zijn met de privacywetgeving en onze voorkeuren omtrent behandeling van persoonsgegevens nauwgezet naleven.

 

Verstrekking aan derden - ontvangers

 

Wij delen geen persoonsgegevens met derden- ontvangers, tenzij dit wettelijk verplicht en/of  toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

 

Bewaartermijn
Snowmotion vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

 

 Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

 

  • Alle personen die namens Snowmotion vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Encryptie van de harde schijven van onze laptops.
  • Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
  • Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
  • Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

 

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

 

Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.  Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden voor onze infomail)

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via info@snow-motion.be kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

 

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

commission@privacycommission.be

 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Snowmotion vzw  kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website en via onze infomail.